【初心者向け】同窓会幹事の完全マニュアル！成功事例と失敗しないためのコツ

「またみんなに会いたい！」という想い一つで、同窓会を企画したのが25歳の時。

その同窓会が好評だったため、30歳の時にも同窓会を行いました。

このブログは、同窓会の幹事になった方向けに、ノウハウをまとめてお伝えすることで、成功をサポートしたいという想いで書きました。

同窓会の幹事になって戸惑っている方は、是非参考に読んでみてください！

失敗しない同窓会準備の流れ

同窓会準備の全体フロー

同時進行で先生へのお知らせなども行う必要がありますが、大まかな流れとして上記のフローを頭に入れておくと、動きやすいと思います。

同窓会の幹事を集める時のポイント

幹事選びのポイント：「幹事を押し付けられた」人を出さない

私の持論ですが、幹事は「やりたいやつがやった方がいい」です。

「押し付けられた」幹事は、同窓会を楽しめませんよね。

そのため、幹事選出の際は、「本人のやる気」を最重要視していました。

幹事としての心構え：「同窓会に誘われない」人を出さない

私が一番気を付けていたポイントは、「同窓会に誘われなかった人」を極力出さないことです。

卒業して何年も経っていると、なかなか全員に声をかけることは難しいですよね。

ですが、ここは一番の頑張りどころです。

同窓会を開催して、みんなに「良かった」と思ってもらうため、悲しい思いをする人を出さないため、奔走してください！

幹事の役割分担

集まった幹事の人数、やる気、スキルに応じて、無理なく仕事量を割り振るのが重要です。場合によっては兼務になる場合もあるでしょう。

幹事のファイル共有方法

いちいち集まって会議するのは大変なので、会議もファイル共有も全てオンラインで行いました！

同窓会のプロジェクトシートを公開しますので、よかったら参考にしてくださいね。

読み取り専用になっていますので、コピーして使ってください。

【同窓会のプロジェクトシート】

※Googleスプレッドシートでテンプレートを作ってあります。

同窓会の日程を決める時のポイント

同級生が集まりやすい日程を考える

同窓会の日程は、同級生が集まりやすい日程を考えましょう。

幹事でオンラインミーティングを開き、いつがいいか決めるのがおすすめです。

会場を予約する時のポイント

同級生が集まりやすい会場を考える（基本は地元）

同窓会の会場は、同級生が集まりやすい場所にしましょう。

通っていた学校の最寄り駅や沿線で、会場を探します。

宴会のノウハウがある会場を選ぼう（ホテルの宴会場がおすすめ）

ある程度、宴会のノウハウがある会場を選ぶのがおすすめです。

無難なのは、ホテルの宴会場です。

同窓会オープンチャットを作っておく

同窓会の連絡は、はじめは同級生全員にリーチするように流しますが、出欠をとった後は参加予定者のみに流すのがいいでしょう。

そのため、参加予定者には、LINEのオープンチャットに参加してもらいます。

【重要】グループLINEではなく、オープンチャットを作ろう

グループLINEだと、参加者の個別のLINEが簡単に追加できてしまいます。

人によっては、「あの人には私の連絡先を知られたくない・・・」などの事情を抱えていることもありますので、

参加者のプライバシーを守るためにも、「グループLINE」ではなく「オープンチャット」を作ってください。

オープンチャットについての詳細は、以下の記事がわかりやすいです。是非ご確認ください。

https://lpgen.line-scdn.net/openchat/contactnetwork.html

「同窓会のお知らせ①（メッセージ・Googleフォーム・会費の設定）」を流す時のポイント

同窓会のお知らせの第一弾では、以下3点を準備します。

同窓会開催のご案内のメッセージ（コピペ可）

少し表現が堅苦しいかもしれませんが、オフィシャル感を出すためにこのような仕上がりとなりました。

拝啓

〇〇の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。

前回の同窓会から早〇〇年が過ぎましたが、いかがお過ごしでしょうか。

このたび〇〇歳を記念して〇〇高校〇〇期の同窓会を開催する運びとなりました。

同窓生はもちろん、お世話になった先生方にもお声がけする予定です。

ご多用とは存じますが、皆様お誘い合わせの上ぜひご参加ください。

一人でも多くの方にお会いできることを楽しみにしております。

敬具

Googleフォーム

必要事項を漏れなく聞けるよう、Googleフォームは慎重に作ってください！　幹事でしっかり確認してくださいね。

会費の設定について

会費の設定は、参加者の集約後でも構いませんが、はじめにご案内しておくと親切です。

確定できない場合も、「〇〇円〜〇〇円の間」など、目安をお伝えできるといいでしょう。

私たちは先生たちを招待したため、同級生からは会費を多めに徴収しました。

景品代、備品代、先生たちの飲食代、二次会の頭金などで赤字が出ないよう、よく考えて会費を設定しましょう。

同級生に周知する時のポイント

とにかく「同窓会に誘われなかった・・・」という人をゼロにするために、一番の頑張りどころです！

周知の流れ

大まかにはこのような流れで周知していきました。

同窓会のお知らせは同級生全員にリーチするよう流しますが、その後のお知らせは同窓会オープンチャットで行います。

Googleフォーム（出欠）のリマインド

Googleフォームの集約までは、同級生全員に周知すべく、グループLINEを活用します。

グループLINEでの呼びかけは、あまりしつこすぎると煙たがられるため、ここぞというタイミングでお知らせを流しましょう。

出席・欠席・保留の状況にかかわらず、「Googleフォームの回収率」にこだわって活動します。

幹事で名簿を共有しながら、未入力者への呼びかけは、個人LINEで行いました。

名簿の準備

先生に連絡をして、可能であれば同級生の名簿データ（名前のみ）をもらいましょう。

難しいようであれば、卒業アルバムなどを手掛かりにして、同級生の名簿を作成しましょう。

「同窓会のお知らせ②」を準備する（メッセージ・Googleフォーム・会費振込先）

参加予定者向けのメッセージを準備（コピペ可能）

同窓会参加予定者向けのメッセージを準備します。コピペして大丈夫ですよ！

拝啓

〇〇な季節ですが、皆様おかわりございませんでしょうか。

先日の案内から早〇〇ヶ月が過ぎまして、開催も近づいて参りましたので、

〇〇月〇〇日に開催される〇〇高校〇〇期同窓会の最終出欠確認、および会費お振込のお願いのご連絡を差し上げます。

またこちらの回答をもって、会の人数を確定しますので、以降はキャンセル料等発生する可能性がありますこと、ご了承お願いします。

やむを得ない事情があり、確定が難しい方については、柔軟に対応できればと思っておりますので、まずはこちらにご回答の上、個別ご相談いただけますと幸いです。

本フォーム回答および会費振り込み期限：〇〇月〇〇日

敬具

最終確認用のGoogleフォームを準備

確認すべきことを確実に回収できるよう、幹事とよく話し合って準備しましょう！

会費の振込先の準備

私たちは、学年に同窓会用の口座があったため、そちらを活用しました。

同窓会用の口座があると便利ですが、団体名義だと口座開設が少し難しいです。

詳しくは、ゆうちょ銀行の「団体（人格なき社団）名義の口座を開設されるお客様へ」をご確認ください。

個人名義の口座を作る場合は、「絶対にお金を持ち逃げしない」という信頼を集めている人が、代表して口座を作るのがいいと思います。（重要）

入金状況を確認する必要があるため、アプリなどで入出金明細を確認できる銀行を選ぶとよいでしょう。

同窓会の一次会の準備をする時のポイント

同窓会の参加者集めが大変だと思いますが、同窓会に間に合うようにコンテンツの準備も進めましょう。

幹事で役割分担して、負担が偏りすぎないよう気をつけてください。

同窓会の盛り上がる企画（余興・プログラム）を考える

同窓会で、歓談以外に何かプログラムを準備するケースもあるでしょう。

あくまで余興なので、時間としては15分〜20分程度で終わるものがいいでしょう。

無難なのはクイズ大会だと思います。作問が少し大変ですが、腕の見せ所です！

私たちはクイズ企画で「ennoshita」というサービスを利用しました。

参加者がスマホで回答すると、回答スピードや正解の状況がリアルタイムでわかり、順位が付けられるため、盛り上がりました。

景品準備についてのポイント

赤字がでないように、慎重に計算して準備しましょう。

あまり派手にお金を使うと、「会費の取りすぎではないか」とネガティブな印象を与えてしまうリスクがあると思い、神経を使いました。

備品準備についてのポイント：名札は絶対作ろう

同窓会が盛り上がるように、備品の準備も進めましょう。

特に重要なのが、「名札の準備」です。

卒業してから月日が経つと、同級生の顔と名前が一致せず、交流を妨げる要因となってしまいます。必ず準備するようにしましょう！

同窓会の二次会の準備のポイント

二次会の会場について

とにかく対応が柔軟な会場を選びましょう！！

二次会に参加するかどうかは、当日のテンションで決めたい人が多かったです。

そのため、事前にお店と交渉して、ざっくりとした人数で料理とドリンクを準備してもらいました。

当日、受付で会費を回収しながら人数を把握し、お店に人数を報告しました。

同窓会の二次会は盛り上がりがちなので、貸切ができる会場だと安心ですね。

二次会の参加率について

気になる参加率ですが、私たちの同窓会では、なんだかんだで一次会に参加した人の7割が二次会に流れてきます。

事前の参加意向アンケートでは、「参加したい」が18.5%、「参加するかも」が42.9%、「参加しないと思う」が26.9%、「参加できない」が11.8%でした。

結局「参加したい」「参加するかも」を選択した人のほとんどが参加したため、7割くらいの参加率となりました。

一次会の盛り上がりや学年のカラーによって参加率は上下すると思いますが、「思ったより来る」と認識しておくと良いですね。

二次会の会費について

一次会に比べるとカジュアルに、お財布に優しく企画するよう心がけました。

二次会の会費は当日集金にして、現金とPayPayを併用して集金しました。

「同窓会のお知らせ②（開催概要・服装・二次会）」を流す時のポイント

当日のリマインドのため、改めて開催概要をオープンチャットで流しましょう。

同窓会の服装について

同窓会の服装は、参加者がかなり頭を悩ませるポイントで、幹事が受けたお問い合わせランキング堂々の一位でした。

人によっては服を買いに行く人もいるので、早めに方針を決めて、オープンチャットでお知らせしましょう。

私たちの同窓会では、「ビジネスカジュアル」に設定しました。

前後に予定のある人もいるでしょうし、正装だとヘアセットなどが必要になり準備が大変ですからね。

同窓会の二次会の案内

要望が多かったため、二次会は公式で準備しました。

同窓会の二次会の詳細については後述しますが、二次会を公式で準備する場合は、あらかじめ参加者に周知しておくとよいでしょう。

同窓会本番のポイント

当日準備の役割分担をしよう

幹事は、当日準備がありますので、早めに集合します。

会場側に、何時から準備を進めていいか、事前に確認しておきましょう。

当日受付のポイント

受付はクラスごとに、名簿と照らし合わせながら行いました。

参加者が訪れたら、名簿にチェックをして、名札を渡します。

楽しい思い出を残す工夫：写真をたくさん撮ろう

楽しい思い出を残すために、写真をたくさん撮りましょう。

宴会が始まると、お料理やドリンクで手が塞がるため、意外と撮れません。

幹事から写真係を用意することも検討しましょう。

撮影用のフォトプロップスなどを準備すると、喜ばれますよ！

【後日】同窓会のお礼ラインと一緒に、写真を共有しよう

同窓会が終わったら、同窓会オープンチャットで、参加のお礼ラインと一緒に、写真を共有しましょう！

Googleフォトでアルバムを作って、参加者が自由に写真をアップロードできるようにすると便利です。

【後日】同窓会幹事で打ち上げをしよう！

同窓会が終わって落ち着いたら、是非幹事で打ち上げをしましょう！

準備や当日の苦労話で、かなり盛り上がりますよ！

同窓会をきっかけに人間関係の変化が生まれるケースもあり、そのドラマの情報共有も楽しかったです。

まとめ：準備は大変ですが、楽しい同窓会になりますよ！

かなり長くなってしまいましたが、いかがだったでしょうか？

ざっくり振り返ると、こんな流れでしたね。

準備はかなり大変ですが、楽しい同窓会になると思います！

同級生のInstagramのストーリーが同窓会一色になった時は、達成感がありました。

皆さんの同窓会の成功を祈っています！　それでは。